Jak uporządkować i unowocześnić kadry i płace po odejściu jedynej kadrowej?
Nidec stanął przed typowym wyzwaniem rosnącej firmy produkcyjnej: jedyna kadrowa odchodzi na emeryturę, system kadrowo płacowy jest przestarzały, a dokumenty funkcjonują głównie w wersji papierowej. Banach Outsourcing przejął obsługę kadr i płac, wdrożył nowy system Merit oraz portal pracowniczy, porządkując procesy i odciążając firmę w kluczowym momencie.
Wyzwanie klienta
Nidec zatrudnia około stu pracowników biurowych i produkcyjnych. Cały obszar kadr i płac opierał się na jednej osobie, która odchodziła na emeryturę. Firma korzystała z nierozwijanego już systemu kadrowo płacowego i papierowego obiegu dokumentów, między innymi wniosków urlopowych i informacji o czasie pracy.
Zarząd potrzebował rozwiązania, które zapewni ciągłość wypłat, przejrzyste rozliczenia pracownicze i lepszą kontrolę nad absencjami, bez budowania nowego działu kadr od zera.
Rozwiązanie
Banach Outsourcing przejął pełną obsługę kadr i płac. Na początku ręcznie wprowadzono dane wszystkich pracowników do systemu Merit i odtworzono historię rozliczeń tak, aby możliwe było prawidłowe naliczanie list płac oraz składanie deklaracji, w tym rocznych PIT.
Następnie wdrożono portal pracowniczy, który pozwala pracownikom logować się do systemu, składać wnioski urlopowe, sprawdzać salda urlopów, pobierać listy płac i deklaracje PIT. Ograniczyło to konieczność bezpośredniego kontaktu każdego pracownika z działem HR w sprawach operacyjnych.
W czasie pandemii COVID zespół Banach Outsourcing wspierał firmę w pozyskiwaniu dofinansowań do wynagrodzeń oraz w wyborze rozwiązań dopuszczonych przez przepisy, takich jak obniżenie wymiaru czasu pracy.
Korzyści i efekty
Nidec zyskał stabilną obsługę kadr i płac oraz pewność, że proces naliczania wynagrodzeń nie jest zależny od jednej osoby. Przejście na system Merit i portal pracowniczy uporządkowało obieg informacji oraz skróciło czas potrzebny na obsługę bieżących spraw pracowników.
Pracownicy mają stały dostęp do swoich danych, list płac, sald urlopowych i deklaracji podatkowych, co zmniejsza liczbę zapytań kierowanych do działu HR. Kadra zarządzająca zyskała narzędzie do bieżącej kontroli wykorzystania urlopów, pracy zdalnej i innych uprawnień pracowniczych.
Wspólna praca w okresie pandemii pozwoliła firmie świadomie skorzystać z dostępnych form wsparcia i bezpiecznie przejść przez czas zwiększonej niepewności. Cały obszar kadr i płac stał się bardziej przewidywalny, udokumentowany i łatwiejszy do skalowania wraz z rozwojem zakładu.
Autor wpisu
