Gdy kadrowa znika z dnia na dzień, czyli jak przejęliśmy listy płac w sieci restauracji bez opóźnień w wypłatach?

Wyzwanie
 

Klient zgłosił się nagle – jedyna kadrowa odpowiedzialna za obsługę kadr i płac zakończyła współpracę, a terminy wypłat zbliżały się nieubłaganie.

Barista to sieć restauracji w branży HoReCa, gdzie:

• oprócz etatów funkcjonuje bardzo duża liczba umów zleceń,
• czas pracy spływa z wielu lokalizacji,
• na starcie nie było cyfrowego systemu do ewidencji czasu pracy – dane trzeba było zbierać i wpisywać ręcznie.
   

Ryzyko: opóźnienie wypłat, błędy przy naliczaniu wynagrodzeń i przeciążenie wewnętrznego zespołu klienta.

Rozwiązanie

1. Wejście „od zaraz” i praca na systemie klienta. 

• Przejęliśmy proces kadr i płac w trybie pilnym, bez okresu przejściowego.
• Pracujemy na pulpicie zdalnym klienta, na jego systemie kadrowo-płacowym i danych - wszystko pozostaje w infrastrukturze Barista, z pełnym wglądem po stronie klienta.

2. Zespół zamiast jednej osoby

• Obsługę klienta realizuje zespół, a nie pojedyncza kadrowa.
• Zadania są podzielone pomiędzy kilka osób, co umożliwia pracę w szerszym oknie czasowym (np. 7:00–17:00), lepiej dopasowanym do specyfiki gastronomii, gdzie wiele spraw pojawia się po południu.

3. Uporządkowanie zbierania czasu pracy

• Na początku czas pracy i dodatki były wprowadzane ręcznie na podstawie danych z lokali.
• Wspólnie z klientem wdrożyliśmy nowoczesny system RCP (np. Kadromierz) - pracownicy logują wejścia/wyjścia, urlopy i inne zdarzenia bezpośrednio w systemie. 

4. Automatyzacja naliczania wynagrodzeń

• Zbudowaliśmy automatyczne wczytywanie do systemu kadrowo-płacowego:
  • czasu pracy,
  • bonusów,
  • napiwków i innych dodatków.
• Rola zespołu przesunęła się z ręcznego przepisywania danych na weryfikację poprawności i kontrolę jakości.

 5. Rozwój – automatyzacja obiegu umów zleceń

• Pracujemy z klientem nad dalszą automatyzacją procesu przygotowania umów zleceń: menedżer wprowadza dane, zleceniobiorca uzupełnia swoje informacje, system generuje umowę, rozsyła ją do podpisu, a gotowy dokument trafia do obsługi kadrowo-płacowej.
• Celem jest możliwość szybkiego, niemal „on-demand” generowania umów, także poza standardowymi godzinami pracy biura.

Korzyści / Efekt
 

• Ciągłość wypłat mimo nagłej zmiany kadrowej.
  Wypłaty dla prawie 400 osób były naliczane terminowo od pierwszego miesiąca współpracy – bez luk w obsłudze po odejściu poprzedniej kadrowej.
• Znacząca oszczędność czasu i mniej błędów
  Automatyzacja wczytywania czasu pracy i dodatków skróciła obsługę jednej lokalizacji nawet o ok. 4 godziny miesięcznie. Równocześnie ograniczyliśmy ryzyko błędów typowych dla ręcznego przepisywania danych.
• Większa dostępność i elastyczność obsługi
  Dzięki pracy zespołowej klient ma dostęp do wsparcia przez większą część dnia, a nie tylko w godzinach pracy jednej kadrowej. To istotne w branży, gdzie wiele decyzji zapada po południu i w weekendy.
• Cyfryzacja procesów HR w sieci restauracji
  Wnioski urlopowe, ewidencja czasu, dane o wynagrodzeniach – wszystko zostało przeniesione do nowoczesnych narzędzi. Menedżerowie mają aktualny podgląd sytuacji, a pracownicy – jasne zasady i łatwy dostęp do informacji.
• Doradztwo, a nie tylko „naliczanie listy płac”
  Zespół kadrowo-płacowy nie ogranicza się do mechanicznego liczenia wynagrodzeń. Na bieżąco podpowiadamy usprawnienia, rekomendujemy narzędzia, omawiamy z menedżerami trudne sytuacje kadrowe i szukamy rozwiązań dopasowanych do specyfiki gastronomii. Klient docenia, że po drugiej stronie są ludzie, którzy rozumieją jego realia operacyjne, a nie tylko przepisy.