Praca zdalna w praktyce – co pracodawca powinien sprawdzić?

Od 7 kwietnia 2023 r. zasady wykonywania pracy zdalnej są uregulowane w Kodeksie pracy. Po kilku latach obowiązywania nowych przepisów warto jednak spojrzeć na ten temat nie tylko z perspektywy samego przepisu, ale przede wszystkim praktyki.

Praca zdalna nie kończy się na zgodzie pracodawcy na pracę z domu. To cały proces kadrowy, organizacyjny i prawny, który powinien być odpowiednio uregulowany i nadzorowany. Przede wszystkim należy odpowiedzieć na pytania:

• Czy dokumentacja firmy odpowiada rzeczywistemu sposobowi organizacji pracy?
• Czy prawidłowo rozliczane są koszty pracy zdalnej?
• Czy dział kadr kontroluje limit pracy zdalnej okazjonalnej?
• Czy pracownicy wiedzą, jakie mają obowiązki w zakresie BHP i ochrony danych?

Czym jest praca zdalna?

Zgodnie z aktualnym brzmieniem z art. 67¹⁸ § 1 Kodeksu pracy, praca zdalna to praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem w szczególności środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W praktyce oznacza to możliwość organizowania pracy w różnych modelach:

• całkowicie zdalnym,
• hybrydowym, łączącym pracę zdalną i stacjonarną,
• okazjonalnym.

Nie każdy z tych modeli podlega jednak dokładnie takim samym zasadom. Dlatego pierwszym krokiem powinno być ustalenie, z jakiego rodzaju pracy zdalnej korzysta organizacja i na jakiej podstawie jest ona wykonywana.

Jak uregulować zasady pracy zdalnej w firmie?

Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga odpowiedniego uregulowania zasad jej wykonywania. Mogą one wynikać m.in. z porozumienia zawartego ze związkami zawodowymi, regulaminu ustalonego przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników albo z indywidualnych uzgodnień z pracownikiem – zależnie od sytuacji.

W praktyce dobrze przygotowane zasady powinny odpowiadać na podstawowe pytania:

• gdzie pracownik może wykonywać pracę zdalną?
• jak uzgadniane są dni pracy zdalnej?
• jakie są zasady kontaktu z pracodawcą?
• jak wygląda organizacja czasu pracy?
• w jaki sposób pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy?
• kto zapewnia sprzęt i narzędzia?
• jak rozliczane są koszty?
• jakie są obowiązki pracownika dotyczące BHP?
• w jaki sposób należy chronić dane i informacje firmowe?

Samo posiadanie regulacji wewnętrznych nie jest jednak wystarczające. Warto sprawdzić, czy ich postanowienia są rzeczywiście stosowane. To właśnie rozbieżność między dokumentacją a codzienną praktyką może być jednym z większych problemów podczas kontroli lub wewnętrznego audytu procesów kadrowych.

Jak rozliczać pracę zdalną okazjonalną?

Jednym z najczęściej wykorzystywanych rozwiązań jest praca zdalna okazjonalna.

Zgodnie z art.  67(33) Kodeksu pracy pracownik może złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Limit 24 dni jest niezależny od wymiaru etatu pracownika. Pracodawca co do zasady nie jest zobowiązany do uwzględnienia takiego wniosku.

Z perspektywy działu kadr istotne jest więc nie tylko przyjmowanie wniosków, ale również odpowiednie monitorowanie wykorzystanego limitu.

Kiedy pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną?

Chociaż pracodawca zazwyczaj ma prawo odmówić pracy zdalnej, istnieją wyjątki, w których jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Ustawodawca w art. 6719 § 6 Kodeksu pracy określa pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej pracodawca powinien co do zasady uwzględnić. Do tej grupy należą m.in:

• pracownicy o których mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy,
• pracownice w ciąży,
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
• pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zwolnienie z tego obowiązku może nastąpić wyłącznie jeśli wykonywanie pracy w formie zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jakie koszty pracy zdalnej ponosi pracodawca?

Przepisy art. 67²⁴–67³⁴ Kodeksu pracy w sposób kompleksowy określają zarówno obowiązki pracodawcy, jak i minimalne standardy wykonywania pracy przez pracownika. Regulacje te mają charakter ochronny, a ich celem jest zapewnienie równowagi pomiędzy elastycznością wykonywania pracy a koniecznością zabezpieczenia interesów pracownika.

Z perspektywy pracodawcy podstawowym obowiązkiem jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy. Obejmuje to w szczególności sprzęt komputerowy, oprogramowanie oraz dostęp do systemów informatycznych. Co istotne, ustawodawca nie ogranicza tego obowiązku wyłącznie do jednorazowego przekazania sprzętu, lecz obejmuje on również jego instalację, serwis oraz konserwację. Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest do pokrywania kosztów związanych z eksploatacją narzędzi pracy, w szczególności kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

W praktyce oznacza to konieczność pokrycia przez pracodawcę kosztów określonych w przepisach oraz przyjętych zasadach organizacji pracy zdalnej. W określonych przypadkach koszty te mogą być rozliczane w formie ekwiwalentu albo ryczałtu. Znaczenia nabiera więc prawidłowe ustalenie zasad jego wyliczania oraz sprawdzenie, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada zasadom określonym w dokumentacji wewnętrznej.

Warto również pamiętać, że praca zdalna okazjonalna jest pod tym względem rozwiązaniem szczególnym - do tego rodzaju pracy nie stosuje się części przepisów dotyczących obowiązków pracodawcy, w tym obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi pracy oraz pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jak rozliczać czas pracy podczas pracy zdalnej?

Praca zdalna nie oznacza odejścia od zasad dotyczących czasu pracy. Pracownik wykonujący pracę zdalną nadal podlega obowiązującym normom i rozkładowi czasu pracy.  Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, gdy pracownik jest stale dostępny online. Dostępność nie jest bowiem tym samym co wykonywanie pracy.

Pracodawca powinien więc zadbać o jasne zasady organizacji pracy, komunikacji oraz rozliczania czasu pracy. Dotyczy to również kadry zarządzającej, która powinna wiedzieć, w jakich godzinach pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy, a kiedy korzysta z prawa do odpoczynku.

Jak kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną?

Przepisy przewidują możliwość kontrolowania przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie BHP oraz kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zasady kontroli powinny być określone w odpowiednich regulacjach dotyczących pracy zdalnej.

Nie oznacza to jednak nieograniczonego prawa do monitorowania pracownika w jego domu. Kontrola powinna być prowadzona w granicach określonych przepisami oraz z poszanowaniem prywatności pracownika.

Dlatego warto wcześniej określić:

• kiedy kontrola może zostać przeprowadzona,
• jaki jest jej zakres,
• kto może jej dokonać,
• w jaki sposób pracownik jest o niej informowany,
• jak wygląda dokumentowanie kontroli.

Dobrze skonstruowane procedury pozwalają uniknąć sytuacji, w której pracodawca dopiero w momencie problemu zastanawia się, jak właściwie przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej.

Jakie obowiązki BHP ma pracodawca przy pracy zdalnej?

Jednym z mitów dotyczących pracy zdalnej jest przekonanie, że skoro pracownik pracuje we własnym domu, odpowiedzialność pracodawcy za warunki pracy jest ograniczona do minimum.

Tymczasem pracodawca nadal ma określone obowiązki w zakresie BHP. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje m.in. na konieczność sporządzenia oceny ryzyka zawodowego oraz przygotowania informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej.

Warto więc sprawdzić, czy:

• pracownik otrzymał odpowiednie informacje dotyczące BHP,
• przeprowadzono ocenę ryzyka zawodowego,
• pracownik potwierdził zapoznanie się z zasadami,
• dokumentacja jest aktualna,
• rzeczywisty sposób organizacji pracy odpowiada przyjętym procedurom.

Jak chronić dane podczas pracy zdalnej?

Praca zdalna stawia również dodatkowe wymagania w zakresie ochrony informacji. Problem jest szczególnie istotny w przypadku pracowników działów HR, kadr i płac. Dokumenty, do których mają dostęp, mogą zawierać dane osobowe pracowników, informacje o wynagrodzeniach, absencjach, dokumentacji pracowniczej czy danych identyfikacyjnych.

W pracy zdalnej trzeba zatem odpowiednio zabezpieczyć m.in.:

• komputer i inne urządzenia,
• dostęp do systemów kadrowo-płacowych,
• dokumenty papierowe,
• komunikację elektroniczną,
• połączenia z systemami firmy,
• dane przechowywane poza siedzibą organizacji.

Pracownik powinien wiedzieć, jak postępować z dokumentami i danymi podczas pracy poza biurem oraz jak zgłosić potencjalny incydent bezpieczeństwa.

W przypadku outsourcingu procesów kadrowo-płacowych znaczenie tych zasad jest jeszcze większe, ponieważ pracownik może mieć dostęp nie tylko do danych własnej organizacji, ale również do danych klientów.

Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną z zagranicy?

Udoskonalenie technologii komunikacyjnych umożliwiło wykonywanie pracy zdalnej nie tylko w ramach jednego państwa, lecz również transgranicznie niemal z każdego miejsca na świecie. Praca zdalna może być również wykonywana transgranicznie. Przykładem jest sytuacja, w której pracownik mieszkający w Polsce wykonuje pracę na rzecz pracodawcy z innego państwa albo łączy pracę zdalną z podróżowaniem. Osoby łączące wykonywanie pracy zdalną z podróżowaniem określa się mianem cyfrowych nomadów.  Zjawisko stało się na tyle popularne, że niektóre państwa, jak np. Estonia, Portugalia, Grecja czy Chorwacja wprowadziły specjalne wizy dla cyfrowych nomadów, pozwalające legalnie wykonywać pracę na rzecz zagranicznego podmiotu z terytorium danego państwa.

Z perspektywy polskiego pracodawcy zgoda na wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy wymaga każdorazowo analizy konkretnego przypadku, ponieważ poza przepisami prawa pracy mogą pojawić się kwestie dotyczące ubezpieczeń społecznych, podatków, legalności pobytu, ochrony danych oraz obowiązków pracodawcy w państwie wykonywania pracy.

Dlatego zgoda na pracę zdalną z zagranicy powinna być poprzedzona analizą konkretnego przypadku. Praca zdalna z Polski i praca zdalna wykonywana z innego państwa to nie zawsze ten sam problem prawny.

Co powinna zawierać checklista pracodawcy?

Praca zdalna stała się trwałym elementem rynku pracy, ale jej prawidłowa organizacja wymaga znacznie więcej niż umożliwienia pracownikowi wykonywania obowiązków poza biurem.

Dlatego warto okresowo sprawdzać nie tylko to, czy firma posiada wymagane dokumenty, ale również czy przyjęte zasady są rzeczywiście stosowane w codziennej praktyce. Taki przegląd pozwala wcześniej wykryć niezgodności, uporządkować procesy i ograniczyć ryzyko problemów związanych z nieprawidłowym stosowaniem przepisów prawa pracy.

W przypadku firm korzystających z outsourcingu kadrowo-płacowego warto również zweryfikować, czy rozwiązania stosowane w systemach kadrowych i płacowych odpowiadają przyjętym zasadom organizacji pracy zdalnej. Dobrze zaprojektowany proces pracy zdalnej to nie tylko wygoda dla pracownika, ale przede wszystkim przewidywalność i bezpieczeństwo dla pracodawcy.

Okresowa kontrola regulacji pracy zdalnej w firmie powinna obejmować weryfikację czy:

• obowiązują jasne zasady pracy zdalnej,
• dokumentacja odpowiada rzeczywistej organizacji pracy,
• prawidłowo ewidencjonowana jest praca zdalna okazjonalna,
• kontrolowany jest limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej,
• określono zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej,
• prawidłowo rozliczany jest czas pracy,
• pracownicy zostali zapoznani z zasadami BHP w związku z wykonywaniem pracy zdalnie,
• przeprowadzono ocenę ryzyka zawodowego,
• określono zasady ochrony danych podczas pracy zdalnej,
• ustalono zasady kontroli pracy zdalnej,
• firma wie, jak postępować w przypadku pracy zdalnej z zagranicy.
   

Stan prawny: wrzesień 2026 r.

Podstawa prawna: Kodeks pracy, przepisy dotyczące pracy zdalnej.

Źródła: Państwowa Inspekcja Pracy, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady finansowej ani prawnej. W sprawach wymagających indywidualnej analizy zalecamy kontakt z doradcą finansowym lub specjalistą z zakresu zarządzania finansami.