Jednym ze sposobów stosowanym przez wielu przedsiębiorców na radzenie sobie z niedoborem środków trwałych w postaci samochodów jest zaangażowanie prywatnych pojazdów, w posiadaniu jakich są pracownicy. Rodzi to konsekwencje prawno-rachunkowe zarówno dla pracodawcy jak i właściciela środka transportu.

Wykorzystywanie samochodów niebędących własnością firmy na potrzeby działalności powoduje skutek finansowy w postaci wypłaty przez właściciela jednostki kwot należnych z tytułu użytkowanego dobra. Może odbywać się to w oparciu o jedną wybraną metodę z dwóch możliwych. Są nimi rozliczenie na podstawie ryczałtu pieniężnego oraz w formie tak zwanej kilometrówki.

 

Ryczałt pieniężny

Oszacowanie zapłaty środków przez podatnika w formie ryczałtu pieniężnego dokonywane jest w oparciu o przemnożenie stawki ustalonej za przebyty w celach służbowych kilometr przez ustalony miesięczny limit. Zależy on od dwóch czynników. Po pierwsze, od liczby mieszkańców miasta lub gminy, które jest miejscem pracy zatrudnionego,a po drugie od służb, na rzecz których świadczone jest użyczenie prywatnego dobra. Limit ustalany jest przez pracodawcę w oparciu o ilość planowanych wyjazdów w celach służbowych, nie może jednak przekroczyć:

• 300 km – miasto do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km – miasto o liczbie mieszkańców w przedziale od 100 tys. do 500 tys.;
• 700 km- miasto powyżej 500 tys. mieszkańców.

Kwoty ryczałtu ustalane są w oparciu o pojemność silnika pojazdu. Występuje rozróżnienie na środki o pojemności do 900 cm3 oraz powyżej. W przypadku limitu 300 km kwoty odpowiadają kolejno 156,42 zł i 250,74 zł, przy 500 km – 260,50 zł oraz 417,90 zł, natomiast przy liczbie kilometrów wynoszącej 700 są to wielkości równe 364,98 zł i 585,06 zł.

Oczywistym jest, że wykonywanie niektórych zadań przez pracownika nie wymaga od niego obecności w miejscu pracy czy odbycia podróży służbowej. W takim przypadku, kiedy obowiązki wynikające ze stosunku pracy wykonywane są w domu i nie wymagają zaangażowania samochodu lub też kiedy pracownik jest nieobecny ze względu na urlop, zwolnienie chorobowe, odbywa podróż służbową trwającą więcej niż 8 godzin lub też absencja wynika z innych powodów, kwota należnego mu ryczałtu jest zmniejszana o 1/22 za każdy dzień roboczy.

Kilometrówka

O ile w przypadku wyliczania kwoty ryczałtu pieniężnego nie są uwzględniane faktycznie przejechane odległości, o tyle szacując kwotę należną w oparciu o tak zwaną kilometrówkę, należy przemnożyć liczbę przejechanych km przez stawkę należną za kilometr. Stawka ta jest uzależniona od rodzaju pojazdu wykorzystywanego w celach służbowych oraz pojemności jego silnika. Za samochody osobowe, których pojemność nie przekracza 900 cm3 stawka wynosi 0,5214 zł, o pojemności większej jest to kwota 0,8358 zł. Często poza samochodami osobowymi pracodawcy wypożyczają od pracowników inne środki transportu (najczęściej stosuje się to w obwoźnej gastronomii), takie jak na przykład motocykle, za które stawka wynosi 0,2302 zł oraz motorowery – stawka to 0,1382 zł.

Korzystanie z samochodu zatrudnionego oraz wydatki wynikające z tego świadczenia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W celu poprawnego zakwalifikowania kosztu do wspomnianej kategorii należy spełnić trzy warunki określone przez ustawodawcę. Pierwszym z nich jest wykazanie, że poniesione koszty w sposób bezpośredni przekładają się na osiągnięcie przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie jego źródeł. Należy zatem wykazać związek przyczynowo – skutkowy między nakładami a korzyściami osiągniętymi w wyniku poniesienia tych nakładów. Drugim warunkiem koniecznym jest wykazanie liczby przebytych km o wartości, która nie przekracza ustalonego limitu. W przypadku, kiedy liczba ta jest wyższa niż sztywno określony pułap,  kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony do wysokości limitu, a nadwyżka nie jest zaliczana do tej kategorii. Ostatnim wymaganiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, której zaniechanie rodzi brak możliwości zaliczania poniesionego wydatku do kosztów związanych z osiągniętym przychodem.

Ewidencja przebiegu

Podstawą wyliczenia kwot należnych pracownikom wykorzystujących własny samochód w celach służbowych są faktycznie przebyte kilometry. Celem dokładnego ustalenia ich liczby, użytkownicy zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zawierającej dokładne dane związane z odbytą podróżą. Zasady prowadzenia tego dokumentu określone zostały przez ustawodawcę w ustawie o podatku dochodowych od osób fizycznych, który wymienia wymagane dane potrzebne do uzupełnienia rubryki ewidencji dotyczącej konkretnej podróży. Zalicza się do nich: dane osoby będącej użytkownikiem pojazdu (imię, nazwisko oraz adres zamieszkania), informacje na temat pojazdu (numer rejestracyjny, pojemność silnika), numer wpisu, dokonany przy zachowaniu kolejności, data oraz cel wyjazdu (również opis miejsca początkowego oraz finalnego), liczbę przebytych km wraz ze stawką im odpowiadającą, kwotę wynikającą z wymnożenia tych danych, a także dane pracodawcy wraz z podpisem.

Możliwość użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych stanowi nie tylko prerogatywę przedsiębiorców, ale również jest sposobem na ułatwienie pracownikowi wykonywanych zadań oraz zwiększenie komfortu podróży. Czy ustalone jednak limity i stawki są ekwiwalentne do przebytych km i pogłębienia zużycia stanu technicznego pojazdów? Czy cena wygody jest adekwatna? Na to pytanie należy sobie odpowiedzieć rozważając możliwość użytkowania prywatnego samochodu w celach służbowych.