Regularne otrzymywanie faktur za media oraz ich specyfika nie są obce nikomu, kto prowadził kiedykolwiek działalność gospodarczą. Energia elektryczna, gaz, woda, ogrzewanie, usługi telekomunikacyjne oraz radiowe – bez nich prowadzenie działalności nie byłoby możliwe. Jakie zatem zmiany w zakresie ewidencjonowania tych opłat weszły w życie wraz z wejściem roku 2014?
Księgowanie do 2013 r.
Usługi w zakresie mediów zawsze stanowiły odstępstwo od reguły w kwestii księgowania, a dokładniej daty, jaką należało ująć w ewidencji. Spowodowane to było brakiem możliwości określenia dokładnego terminu, kiedy to świadczenie miało miejsce – tego typu faktury dotyczą najczęściej miesiąca lub kwartału. Do 2013 r. księgowanie odbywało się po dacie określonej jako termin płatności. Pozwalało to na rozliczenie podatku od towarów i usług w okresie, kiedy to jednostka otrzymała fakturę, a także w dwóch kolejnych okresach. W przypadku podatku dochodowego – ujęcie następowało według terminu wystawienia dokumentu.
Księgowanie w 2014 r.
Rok 2014 wprowadził rewolucyjne zmiany, zwłaszcza w zakresie podatku od towarów i usług. Także księgowanie faktur za media uległo zmianie. Od bieżącego roku VAT za otrzymane faktury można rozliczyć w okresie przypadającym na otrzymanie dokumentów oraz w dwóch następujących po nim. Obowiązek podatkowy powstaje zaś w dniu wystawienia faktury. W przypadku podatku dochodowego ujęcie następuje tak, jak w roku poprzednim, poprzez wrzucenie w koszty przypadające na okres, kiedy dowód księgowy został wystawiony.
Co w przypadku przełomu roku?
Ze względu na specyfikę terminów świadczenia usług, dokumenty takie jak faktury za media często dotyczą kilku miesięcy. Nie jest to problemem, gdy wystawiane i otrzymywane są one w ramach jednego roku, ponieważ jasno zdefiniowane i określone przepisy stosowane w danym roku pozwalają na prawidłowe po względem rachunkowym i podatkowym rozliczenie. Jakie procedury należy natomiast zastosować w przypadku kiedy rozporządzenia legislatora w jednym roku nie są tożsame z przepisami obowiązującymi w roku następnym?
W przypadku faktur wystawionych w roku 2013, których płatność przypada na 2014 r., zastosowanie mają regulacje roku 2013, z kolei, kiedy dokumenty zostały wystawione w 2014 r., podatnika obowiązują nowe zasady.
Dodatkowe zmiany
Opłacanie dokumentów fakturujących usługi w zakresie mediów wiąże się często z płaceniem zaliczek na poczet przyszłych zobowiązań. Fakt uregulowania ich nie powoduje obowiązku rozliczenia podatku od towarów i usług, a dodatkowo, zdarzenie to nie musi być potwierdzane wystawioną fakturą. Dodatkowo, dokumenty te nie będą wystawiane osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej (w roku 2013 zasada ta również obowiązywała). Obowiązku nie rodzi także prośba odbiorcy usług o otrzymanie takiego dokumentu. Wystawienie takowego jest wolą dostawcy i to od niego zależy czy faktura zostanie sporządzona, czy też nie.
Refakturowanie
Najem lokali mieszkalnych wiąże się z refakturowaniem, czyli procesem przeniesienia ciężaru za poniesione koszty na faktycznych użytkowników usług. W przypadku wynajmu mieszkań czy domów są nimi najemcy, którzy zobligowani są regulować zobowiązania wynikające z użytkowania energii, wody czy obsługi ścieków. Kwestią sporną od wielu lat jest rozliczanie podatkowe oraz ewidencja księgowa takich usług. W zmianach wprowadzonych do ustawy nie zostały zawarte żadne informacje dotycząc refakturowania. Sprzeczne publikacje oraz orzeczenia Sądu Najwyższego powodują, że z niemałą trudnością udaje się znaleźć prawidłowe rozwiązanie stosowane do tego typu niejasności. Uznaje się, że wszystko zależy od tego, czy strony zawarły w umowie najmu treści dotyczące regulowania zobowiązań w tym zakresie. Jeśli w porozumieniu zostały ujęte informacje, że najemca będzie opłacał koszty eksploatacji oraz odrębnie czynsz, wówczas mowa jest o refakturowaniu. W sytuacji kiedy nie zostaną zawarte, koszty czynszu należy odpowiednio powiększyć o media i opodatkować według stawki stosowanej przy najmie.
Jak zostało już wspomniane, obowiązek podatkowy powstaje w dniu wystawienia faktury, jeśli zaś przed upływem terminu płatności faktura nie zostanie wystawiona, powstaje w chwili upływu terminu zapłaty. W przypadku przerzucenia kosztów na najemców, określenie momentu postania obowiązku staje się problemem. Uznaje się jednak, iż jest to data wystawienia dokumentu refakturującego, ewentualnie termin, w którym dokument powinien zostać uregulowany. W tym przypadku nie mają znaczenia terminy zawarte na umowie pierwotnej, w oparciu o którą dokonywane jest przeniesienie kosztów.
Otrzymane przez wynajmującego opłaty za media w oparciu o wystawione refaktury, stanowiące jego przychód, nie zostały uregulowane w przepisach prawa traktujących o podatku dochodowym. Dostępne interpretacje pozwalają jednak na określenie prawidłowego, zgodnego z prawem postępowania, które wskazuję, iż przychód osiągnięty przez wynajmującego powstaje w taki sposób, w jaki zostały określone na umowie okresy rozliczeniowe. Gdy jednak takie nie zostaną ustanowione, przyjmuje się wówczas, iż moment powstania obowiązku podatkowego powstaje z datą wystawienia dokumentu.
Faktury za media są szczególnymi dokumentami odbiegającymi od zasad ogólnych, których ewidencja i ujmowanie w księgach rachunkowych nie jest najprostszą procedurą. Należy zwracać uwagę na terminy zawarte na dokumentach, a także na bieżąco śledzić orzeczenia Sądu Najwyższego oraz publikowanych interpretacji, zwłaszcza dotyczących tematyki refakturowania.
