Krok po kroku o tym, jak utworzyć i prowadzić w firmie PPK oraz którzy pracodawcy nie mają takiego obowiązku.
Krok 1: Ustalenie poziomu zatrudnienia oraz obowiązkowego terminu utworzenia PPK w firmie
Dla przypomnienia graniczne daty poniżej:
1 VII 2019 r. – podmioty zatrudniające min. 250 osób (na 31 XII 2019 r.)
1 I 2020 r. – podmioty zatrudniające min. 50 osób (na 30 VI 2019 r.)
1 VII 2020 r. – podmioty zatrudniające min. 20 osób (na 31 XII 2019 r.)
1 I 2021 – pozostałe podmioty zatrudniające oraz jednostki sektora finansów publicznych
WAŻNE: Pracodawcy, którzy prowadzą PPE (Pracowniczy Program Emerytalny), do którego przystąpiło min. 25% wszystkich pracowników danej firmy, nie muszą tworzyć PPK, o ile jednak PPE będzie funkcjonował w danym podmiocie na dzień wejścia w życie ustawy o PPK.
Krok 2: Wybór instytucji finansowej i podpisanie umowy o zarządzanie PPK
Pracodawca powinien wybrać instytucję finansową, która będzie gromadziła i inwestowała kapitał osób objętych programem PPK, jednak w porozumieniu z reprezentacją pracowników (jeśli nie dojdą do porozumienia, ostateczny głos należy do zatrudniającego).
Lista instytucji, spośród których pracodawcy mogą wybierać, obejmuje: fundusze inwestycyjne zarządzane przez TFI (Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych), fundusze emerytalne zarządzane przez PTE (Powszechne Towarzystwa Emerytalne), zakłady ubezpieczeń oraz Pracownicze Towarzystwa Emerytalne. Aktualną listę instytucji finansowych mających zezwolenie na zarządzanie PPK można znaleźć np. na portalu www.mojeppk.pl. Rejestr wyspecjalizowanych instytucji finansowych jest prowadzony przez Polski Fundusz Rozwoju (PFR), którego zadaniem jest ewidencjonowanie listy wspomnianych instytucji, umów zawieranych z pracodawcami oraz prowadzenie listy uczestników PPK.
UWAGA! Podpisanie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową powinno nastąpić najpóźniej na 10 dni roboczych przed terminem wyznaczającym datę obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla pierwszego pracownika.
Krok 3 : Zapisy pracowników do PPK
Pracodawca powinien zawrzeć dwie umowy z uprzednio wybraną instytucją finansową:
(1) w imieniu pracownika – w zakresie zarządzania PPK; pracodawca ma na to 3 m-ce od dnia, w którym powstał obowiązek zawarcia umowy;
(2) na rzecz pracownika – w zakresie prowadzenia PPK.
Pracodawcy mają obowiązek zapisania do PPK wszystkich zatrudnionych osób w wieku od 18 do 54 lat, za których odprowadzają składkę emerytalną, chyba, że dana osoba złoży deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do programu PPK (lub wcześniej wygaśnie jej stosunek pracy). Pracownicy w wieku od 55 do 70 lat muszą złożyć odpowiedni wniosek, aby przystąpić do PPK. Nowi pracownicy powinni zostać zapisani do PPK najpóźniej w przeciągu 10 dni po upływie 3-miesięcznego okresu zatrudnienia (wg brzmienia art.134 ust. 2 i 3 ustawy o PPK), chyba że złożą rezygnację lub wcześniej wygaśnie ich stosunek pracy. Kapitał zgromadzony przez nowych pracowników u poprzedniego pracodawcy w ramach PPK powinien zostać przetransferowany do programu PPK u nowego pracodawcy. Jego obowiązkiem jest comiesięczna weryfikacja listy nowych pracowników, chcących przystąpić do PPK oraz deklaracji związanych z rezygnacją z programu. Zapisy odbywają się raz na 4 lata.
Krok 4: Naliczanie składek podstawowych, dodatkowych oraz dokonywanie wpłat na konta pracowników
Naliczanie i pobieranie wpłat powinno następować w terminie wypłaty wynagrodzenia w danej firmie. Pracodawca ma obowiązek wpłacania kwoty podstawowej w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto danego pracownika. Może przyznać także wpłatę dodatkową, jednak nie wyższą, niż 2,5% wynagrodzenia brutto danego pracownika.
Przelew środków powinien następować albo do 15-go dnia następującego po miesiącu, w którym naliczono i pobrano wpłaty na PPK, albo do ostatniego dnia m-ca, jeśli wypłaty są częstsze, niż raz na miesiąc.
UWAGA! Za nieterminowe wpłaty pracodawcy grozi grzywna w wysokości od 1000 do 1 000 000 zł.
Pozostałe obowiązki pracodawcy w zakresie PPK
Wśród dodatkowych zadań, jakie spoczywają na pracodawcach, związanych z obsługą PPK, znajdują się:
- (wcześniej wspomniana) obsługa transferu środków PPK od poprzednich pracodawców;
- bieżąca komunikacja z pracownikami dotycząca PPK;
- archiwizacja dokumentacji dotyczącej PPK.
Podmioty zwolnione z obowiązku wdrożenia PPK
Brak obowiązku wdrożenia PPK w firmie dotyczy:
- mikroprzedsiębiorców, u których wszyscy zatrudnieni złożą deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (mikroprzedsiębiorcy to podmioty zatrudniające średniorocznie poniżej 10 osób oraz których roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług, a także z operacji finansowych, nie przekroczył równowartości 2 milionów euro wyrażonych w złotych, względnie których suma aktywów na koniec danego roku nie przekroczyła wspomnianej kwoty);
- osób fizycznych zatrudniających osoby fizyczne niezwiązane z ich działalnością gospodarczą,
- pracodawców, którzy prowadzą Pracownicze Plany Emerytalne i z tego tytułu odprowadzają swoim pracownikom składki na poziomie minimum 3,5% pensji brutto.
